Operasyon
Uyarı, duyuru ve mesajlar tek yerde: Mesaj merkezi
Tesis ekiplerinde iletişim e-posta, SMS ve WhatsApp grupları arasında dağılır. EnaFeedback'in Mesaj merkezi sistem uyarılarını, duyuruları ve kişiden kişiye mesajları tek bir gelen kutusunda topluyor.
Bir tesiste gün boyunca çok sayıda ileti dolaşır:
- 2. kattaki tuvalet düşük hijyen puanı aldığında temizlik sorumlusuna uyarı gider.
- Giriş kaydı açık kalan personele hatırlatma gider.
- Asansör bakımdayken ziyaretçilere duyuru yapılır.
- Vardiya amiri bir temizlik görevlisine "C blok girişine bakabilir misin?" diye yazar.
Bu iletiler çoğu zaman farklı yerlere dağılır: bir kısmı e-postaya, bir kısmı SMS'e, bir kısmı da kimsenin arşivlemediği mesajlaşma gruplarına gider. EnaFeedback'in Mesaj merkezi, bunların hepsini e-posta benzeri tek bir gelen kutusunda toplar. Bu yazıda neyin nereye düştüğünü, kimin kime ne gönderebildiğini ve iletilerin nasıl teslim edildiğini anlatıyoruz.
Dört tür ileti, tek gelen kutusu
Mesaj merkezi her iletiyi dört kategoriden birine koyar. Kategoriler gelen kutusunda filtre olarak da kullanılır.
| Kategori | Kimden gelir | Örnek |
|---|---|---|
| Uyarı | Sistemden | Bir uyarı kuralı tetiklendi, takip ettiğiniz bir lokasyonda yeni değerlendirme var, giriş kaydınız hâlâ açık |
| Duyuru | Bir yöneticiden, bir kitleye | "Cumartesi B blok tuvaletleri tadilat nedeniyle kapalı" |
| Mesaj | Bir kişiden bir kişiye | Vardiya amirinden temizlik görevlisine kısa bir not, yanıtıyla birlikte |
| Sistem | Hesap ve işlem iletileri | Hoş geldin iletisi, davet, güvenlik kodu, ziyaretçiye kayıt durumu |
Kutu tanıdık klasörlerle düzenlenir: Gelen kutusu, Yıldızlı, Arşiv, Gönderilen, Taslaklar ve Zamanlanmış. Okunmamış sayısı kategori bazında görünür. İletiyi okunmadı olarak işaretleyebilir, yıldızlayabilir, arşivleyebilir ya da arayabilirsiniz.
Mesaj merkezi üç yerde aynı şekilde çalışır:
- yönetim panelinde (zil simgesi ve tam sayfa görünüm);
- personelin web panelinde;
- EnaFeedback mobil uygulamasında; yöneticiler ve personel için 1.9.0 sürümüyle.
Bildirim nedir, ileti nedir?
EnaFeedback'te "bildirim", ziyaretçinin veya personelin sisteme gönderdiği kayıttır: temizlik bildirimi, geri bildirim gibi. Sistemin ya da yöneticilerin dışarı gönderdiği her şey ise iletidir: uyarı, duyuru, mesaj veya sistem iletisi. Bu ayrım, "bildirimlerim" ile "gelen kutum"un karışmasını önler.
Uyarılar artık kayıtlı ve aranabilir
Uyarı kuralları ve takipler eskisi gibi çalışır. Bir kural tetiklendiğinde, ilgili kişinin Mesaj merkezine bir uyarı düşer. Kuralda seçildiyse aynı uyarı e-posta ve SMS ile de gider. Fark, uyarının artık kalıcı bir kaydının olmasıdır: Gece gelen bir düşük puan uyarısını sabah gelen kutusunda bulursunuz, yıldızlayıp takip edebilirsiniz.
Giriş/çıkış hatırlatmaları da personelin kutusuna uyarı olarak düşer ve içinde iki düğme bulunur: Çıkış yap ve Hâlâ içerideyim. Personel, uygulamada ya da web panelinde tek dokunuşla yanıt verir. Hatırlatmaların nasıl çalıştığını hastanede dijital giriş-çıkış yazımızda ayrıntılı anlattık.
Duyuru: bir kitleye, doğru kanaldan
Duyuruyu yöneticiler yazar. Alıcı olarak şunları seçebilirsiniz:
- belirli yöneticiler, yönetici rolleri veya çözüm ekipleri;
- personelin tamamı, yalnızca temizlik görevlileri, yalnızca kontrol görevlileri veya tek tek kişiler;
- ziyaretçiler: tüm lokasyonlar ya da seçtiğiniz lokasyonlar.
Gönder'e basmadan önce kitle önizlemesi, duyurunun kaç kişiye ulaşacağını ve kaç e-posta ile SMS gideceğini gösterir. Uygulama içi teslim her zaman açıktır. E-posta ve SMS'i duyuru bazında eklersiniz.
Duyuruya bir önem seviyesi verilir: Bilgi, Önemli veya Acil. Ayrıca şu seçenekler vardır:
- duyuruyu listenin başına sabitlemek;
- görünürlük aralığı belirlemek (başlangıç ve bitiş);
- ileri bir tarihe zamanlamak;
- yarım kalan duyuruyu taslak olarak saklamak.
Durum değişirse, örneğin asansör erken açılırsa, duyuruyu süresinden önce sonlandırabilirsiniz. Ziyaretçi duyurularının QR sayfalarında ve ekranlarda nasıl göründüğünü ziyaretçi duyuruları yazısında anlatıyoruz.
Mesaj: kişiden kişiye, yanıtıyla birlikte
Mesajlar gruplarda kaybolmaz; yanıtlar aynı konuşma altında toplanır. Yöneticiler kullanıcılara ve personele yazabilir, gelen bir mesajı başka birine iletebilir. Personel ise yöneticilerine ve ekip arkadaşlarına yazabilir, kendisine gelen mesajları yanıtlayabilir. Personelin mesajları uygulama içinde kalır. Böylece kişisel telefon numaraları ekip içinde dolaşmak zorunda kalmaz.
Bir iletiye en fazla 5 dosya eklenebilir, her biri en çok 15 MB olabilir. Desteklenen türler: fotoğraf, PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT ve CSV. Fotoğraflar otomatik olarak küçültülür, WebP'ye çevrilir ve konum gibi EXIF bilgileri temizlenir. Personelin çektiği "şu lavabo akıtıyor" fotoğrafı böylece hızla yüklenir ve gereksiz kişisel veri taşımaz. Yüklenip gönderilmeyen dosyalar kendiliğinden silinir.
Kim ne gönderebilir?
Gönderim üç yetkiye bağlıdır:
| Yetki | Ne sağlar | Varsayılan olarak kimde |
|---|---|---|
| Mesaj gönderme | Kişilere mesaj yazmak | Tüm yönetici rolleri |
| Duyuru ve toplu gönderim | Duyurular, rollere ve kitlelere gönderim, 20 kişiden fazlasına mesaj | Sahip, yönetici, temizlik ve sayfa yöneticisi |
| Dış kanallar | E-posta ve SMS eklemek | Sahip ve yönetici |
Bu yapı, SMS maliyetini ve ziyaretçiye giden duyuruları birkaç yetkili kişinin elinde tutar. Gündelik ekip yazışması ise herkese açık kalır.
İletiler nasıl teslim edilir?
Arka planda her kanalın, yani uygulama içi, e-posta ve SMS'in, kendi kuyruğu vardır. Bir sağlayıcı anlık olarak yanıt vermezse gönderim otomatik olarak, giderek uzayan aralıklarla yeniden denenir. Her gönderim gönderim kaydında görünür: hangi kanal, hangi sağlayıcı, ne zaman ve hangi sonuçla.
Gece iletilerinin birikmesi için iki ayrı kural vardır:
- Yöneticiler, kendi SMS sessiz saatlerini tanımlayabilir. Bu saatlerde gelen SMS uyarıları bekletilir ve pencere bitince tek bir özet SMS olarak gider.
- Personel için giriş/çıkış SMS'leri kurumun personel SMS sessiz saatlerinde gönderilmez. Varsayılan aralık 22:00–08:00'dir ve giriş/çıkış ayarlarından değiştirilebilir. Uygulama içi ileti ve e-posta bu saatlerde de gider.
E-posta ve SMS, ENA'nın gönderim altyapısı üzerinden ya da kurumun kendi sağlayıcısı üzerinden gider.
Anlık bildirim (push) henüz yok
Mobil uygulama okunmamış sayısını yaklaşık dakikada bir yeniler. Telefonun kilit ekranına düşen anlık bildirimler (push) henüz etkin değildir. Acil durumlar için duyuruya SMS eklemenizi öneririz.
Veriler ne kadar saklanır?
- Gelen kutusundaki kopyalar 365 gün saklanır; yıldızlı iletiler silinmez.
- Gönderim kayıtlarındaki içerik 180 gün sonra temizlenir. Kaydın kendisi (durum, zaman) kalır.
- Güvenlik kodu gibi hassas içerikler, gönderim kaydında da gelen kutusunda da okunabilir biçimde tutulmaz.
- Bütün veriler, ürünün geri kalanında olduğu gibi kurumun kendi kurulumunda ve veritabanında kalır.
Sık sorulan sorular
Eski "Duyurular" sayfası ve "Uyarı merkezi" ne oldu?
İkisi de Mesaj merkezinin parçası oldu. Duyurular artık Duyurular kategorisinde, uyarılar ise Uyarılar kategorisinde. Eskiden "Uyarı" adıyla geçen duyuru önem seviyesi de, uyarı kategorisiyle karışmasın diye "Önemli" olarak değiştirildi.
Personelin mobil uygulamayı güncellemesi gerekiyor mu?
Evet. Mesaj merkezi mobil uygulamanın 1.9.0 sürümüyle gelir ve eski "Uyarılar" ekranının yerini alır. Sunucu güncellendikten sonra eski sürümler uyarıları gösteremez. Bu yüzden ekibinizin uygulamayı güncellediğinden emin olun.
Mobil uygulamada taslak ve zamanlama var mı?
Mobil uygulamada mesaj ve duyuru yazabilir, fotoğraf ekleyebilir, yanıtlayabilir ve (yöneticiyseniz) iletebilirsiniz. Taslak, zamanlanmış gönderim ve görünürlük aralığı şimdilik yalnızca web panelinde bulunur.
Sonuç
İletişim dağınık olduğunda en çok "Bunu kim, ne zaman gördü?" sorusunun cevabı kaybolur. Mesaj merkezi uyarıları, duyuruları ve mesajları tek kutuda, kayıtlı ve aranabilir biçimde toplar. Kanalları ve yetkileri de sizin kontrolünüzde tutar. Ayrıntılar için uyarılar ve bildirimler ve saha uygulaması sayfalarına, adım adım kullanım için Mesaj merkezi yardım sayfalarına göz atabilir, kendi tesisinizde denemek için demo talebi oluşturabilirsiniz.