Kapı arkasındaki çizelgeyi ölçülebilir bir plana dönüştürün

Tuvalet kapısındaki kâğıt çizelge, en yaygın temizlik takip yöntemidir ama denetlenmesi zordur. İmzalar sonradan toplu atılabilir, saatler yuvarlanır, dolan sayfalar kaybolur. Hangi alanın planlanandan az temizlendiğini görmek için sayfaları tek tek okumak gerekir.

EnaFeedback’te her kayıt, personel lokasyondayken telefonundan atılır ve saatiyle birlikte sunucuya yazılır. Planlanan ile gerçekleşen arasındaki fark, her lokasyon için otomatik hesaplanır. Çizelgeyi okumak yerine raporu açarsınız. Personelin imza atması, dolan sayfayı değiştirmesi veya çizelgeyi teslim etmesi de gerekmez.

Temizlik personeli lokasyondaki QR kodu okutur veya NFC etiketine dokunur. Personel ekranında “Temizlik yapıldı” düğmesine basar; kayıt anında oluşur. Kontrol yetkisi olan personel “Kontrol edildi” der ve sizin tanımladığınız kontrol parametrelerini tek tek işaretler. Sistem işaretlenen maddeleri toplam maddeye bölerek kalite yüzdesini hesaplar.

Personel iki role sahip olabilir: Temizlik ve Kontrol. Temizlik kaydı yalnızca Temizlik rolüyle, kontrol kaydı yalnızca Kontrol rolüyle atılabilir; bir kişi iki role birden sahip olabilir. Aynı kişi, aynı lokasyonda aynı türde kaydı 30 dakika içinde tekrar atamaz. Bu, art arda yapılan anlamsız kayıtları engeller.

Kayıt web üzerinden veya mobil uygulamadan atılabilir. Personel, 4 karakterlik personel koduyla ya da telefonuna kaydettiği geçiş anahtarıyla (passkey) hızlıca giriş yapar. Kod sistemde yalnızca karma olarak saklanır, 15 dakikada 10 hatalı denemeden sonra giriş kilitlenir ve kodunu unutan personel e-posta veya SMS ile kendisi yeniler.

Her kayıtta, lokasyon oturumunun doğrulanmış olup olmadığı ve okutmanın taze olup olmadığı saklanır. “Doğrulama gerekli” ayarını açarsanız, kayıt yalnızca lokasyon NFC güven belirteci taşıyan bir etiketten veya canlı ekrandaki 15 saniyede bir yenilenen dinamik QR’dan geldiyse kabul edilir. NFC doğrulaması yalnızca EnaFeedback mobil uygulamasıyla yapılır: etiketteki güven belirtecini uygulama okur. Uygulama olmadan etikete dokunan bir telefon lokasyonu tarayıcıda açar; bu oturum QR okutmakla aynıdır ve doğrulanmış sayılmaz. Fotoğrafı çekilip başka yerde okutulan bir QR bu koşulu sağlamaz.

“Taze oturum gerekli” ayarı ise kaydın okutmadan sonraki 5 dakika içinde atılmasını şart koşar. İki ayar birlikte kullanıldığında, kayıt ancak personel o anda o noktada bulunuyorsa oluşur. Raporlarda doğrulanmış ve taze kayıt oranları ayrıca gösterilir.

Temizlik ve kontrol için ayrı planlar tanımlarsınız. Her alanın bir genel planı vardır: gün başlangıcı (varsayılan 08:00), vardiya aralıkları ve plandan çıkarılan lokasyonlar. Yoğun alanlar için özel planlar ekleyebilirsiniz; bir lokasyon her alanda en fazla bir özel plana bağlı olur. Rutin günler ve resmî tatiller için ayrı gün profilleri vardır.

Her vardiya aralığının bir başlangıcı, bitişi ve 1 ile 3 arasında gerekli kayıt sayısı olur. Aralıklar en az 30 dakikadır ve 5 dakikalık adımlarla ayarlanır; sürükle bırak zaman çizelgesi veya tablo görünümüyle düzenlenir. Planlar yürürlük tarihiyle sürümlenir: bugün yaptığınız değişiklik geçmiş günlerin değerlendirmesini değiştirmez.

Plan uyumu ekranı iki ölçü verir. Tamamlanma yüzdesi, gerekli kayıtların ne kadarının yapıldığını gösterir; bir aralıkta fazla yapılan kayıt başka aralığın eksiğini kapatmaz. Başarı yüzdesi ise gereken sayıya ulaşılan vardiya aralıklarının oranıdır. Her lokasyonun o günkü operasyonel durumu da ayrıca görünür.

Temizlik kaydı analizi ve kontrol kaydı analizi; lokasyon, zaman ve kişi bazında dağılımı gösterir. Kontrol kayıtlarında %70 ve üzeri kalite yeterli kabul edilir; “Kalite %70’in altında” uyarı kuralıyla düşük kontrol sonuçlarından anında haberdar olursunuz. Personel temizlik ve kontrol performansı ekranları kişi bazında karşılaştırma sunar. Raporlar Excel’e, personel özeti PDF’e aktarılır.

Temizlik kayıtları işin yapıldığını, hijyen değerlendirmeleri ise sonucun kullanıcıya nasıl yansıdığını gösterir. Aynı lokasyonda ikisini yan yana gördüğünüzde, planın yeterli olup olmadığına veriyle karar verirsiniz. Gerekirse vardiya sayısını artırır, kontrol listesini günceller veya belirli bir lokasyon için özel plan tanımlarsınız.

Personel giriş-çıkış (PDKS) kayıtları da aynı personel ekranından tutulur ve kendi raporunda izlenir. Böylece vardiyada sahada bulunan personel ile atılan temizlik ve kontrol kayıtlarını birlikte değerlendirebilirsiniz.