Saha ekibinin giriş ve çıkışı, çalıştığı lokasyondan kayıtlı

Temizlik, kontrol ve teknik destek ekipleri vardiyanın çoğunu tek bir kapının önünde değil, binanın farklı katlarında ve birimlerinde geçirir. Girişteki kâğıt imza listesi kimin binaya girdiğini gösterir ama kimin hangi lokasyonda işe başladığını göstermez. İmzalar sonradan toplu atılabilir, saatler yuvarlanır ve dolan sayfaları bir araya getirmek zaman alır.

Ana girişteki kartlı veya biyometrik cihazlar ise genellikle bina giriş çıkışı için kurulur. Personelin sahadaki çalışma noktasını kaydetmezler ve her kat ya da birim için ayrı cihaz kurmak çoğu zaman pratik değildir. EnaFeedback giriş-çıkış modülü, zaten lokasyonlarda bulunan QR, canlı ekran ve NFC noktalarını kullanarak bu boşluğu doldurur.

Personel işe başladığı lokasyonda QR kodu, canlı ekrandaki dinamik QR’ı veya NFC etiketini okutur. 4 karakterlik personel koduyla ya da telefonuna kaydettiği geçiş anahtarıyla (Hızlı giriş) oturum açar ve personel ekranından giriş yapar. İş bitince yine bir lokasyonu okutup çıkış yapar. Çıkış lokasyonunun giriş lokasyonuyla aynı olması gerekmez; ikisi de ayrı ayrı kaydedilir.

Her giriş ve çıkış için lokasyon oturumunun doğrulanmış ve taze olup olmadığı saklanır. Doğrulanmış oturum, canlı ekranda 15 saniyede bir yenilenen dinamik QR’dan veya NFC etiketindeki güven anahtarından gelir. NFC doğrulaması yalnızca EnaFeedback mobil uygulamasıyla yapılır; uygulama olmadan etikete dokunmak lokasyonu tarayıcıda, QR okutmakla aynı şekilde doğrulanmamış bir oturum olarak açar. Taze oturum, okutmadan sonraki 5 dakika içinde yapılan işlemi ifade eder.

Giriş-çıkış için Temizlik veya Kontrol rolü gerekmez. Rolü olmayan, “Personel” rozetli çalışanlar da giriş-çıkış, personel geri bildirimi, personel anketleri ve personel sayfalarını kullanabilir.

Bir kişinin aynı anda yalnızca bir açık oturumu olabilir. Personel çıkış yapmayı unuttuysa, bir sonraki girişinden önce “Çıkışı unuttum” seçeneğiyle açık oturumu kendisi kapatır ve oturum “Unutuldu” olarak işaretlenir. Açık oturumlar sistem tarafından kendiliğinden kapatılmaz; personel çıkış yapana veya bu seçeneği kullanana kadar açık kalır.

Unutulan bir oturumun gerçek bitiş saati bilinmediği için bu oturumlar süre istatistiklerine katılmaz. Böylece ortalama çalışma süreleri yapay olarak şişmez. Unutulma oranı ise raporlarda ayrı bir ölçü olarak görünür; oranın yüksek olduğu ekiplerde çıkış adımını vardiya sonu rutinine eklemek için somut bir dayanağınız olur.

Yönetim panelindeki Giriş / çıkış kayıtları ekranı; genel bakış, kişi bazında kayıtlar, lokasyon bazında kayıtlar, giriş lokasyonları ve kişi bazında istatistikler sunar. Kişi bazında istatistiklerde doğrulanmış, taze ve unutulmuş oturum oranları ayrıca görünür. Her oturum Açık, Tamamlandı veya Unutuldu durumuyla listelenir.

Raporları Excel olarak dışa aktarabilir, PDF özet alabilirsiniz. Ana sayfadaki yapılacaklar panosunda da giriş-çıkış durumu diğer sayaçlarla birlikte yer alır. Kayıtları incelemek için Sahip, Yönetici veya Temizlik yöneticisi rolü gerekir; diğer yöneticiler bu verileri görmez.

Giriş, çıkış ve unutulan çıkış için ayrı uyarı kuralları vardır. Kurallar varsayılan olarak kapalıdır; açtığınızda varsayılan kanallar e-posta ve uygulama içi bildirimdir, isterseniz SMS de seçebilirsiniz. Örneğin gece vardiyası sorumlusu, çıkış yapıldığında veya bir personel çıkışı unuttuğunda haberdar olabilir. SMS sessiz saatlerinde gelen uyarılar, süre bitince tek bir özet SMS olarak gönderilir.

Giriş-çıkış, temizlik ve kontrol kayıtlarıyla aynı personel ekranından yapılır. Vardiya planlarıyla ölçtüğünüz temizlik ve kontrol uyumunu, o vardiyada sahada bulunan personelle birlikte değerlendirebilirsiniz. Personel temizlik ve kontrol performansı ekranları ile giriş-çıkış kayıtları, aynı kişi ve lokasyon yapısı üzerinden okunur.

Giriş-çıkış modülü biyometrik veri toplamaz; parmak izi, yüz veya avuç içi okuması yapılmaz. Kayıtta personelin adı, giriş ve çıkış saatleri, okutulan lokasyonlar ve doğrulama bilgisi bulunur. Mobil uygulamadaki Face ID veya parmak izi kilidi telefonun kendi özelliğidir ve yalnızca uygulamayı açmak için kullanılır.

Personel kodu sistemde yalnızca karma (Argon2id) olarak saklanır. Yönetim panelinde personel iletişim bilgileri maskelenerek gösterilir, dışa aktarmalar denetim kaydına yazılır. Her müşteri kendi veritabanıyla ayrı bir uygulama yığınında çalışır. Bu yapı veri en aza indirme ilkesini destekler; KVKK kapsamındaki aydınlatma ve süreçler ise kurumunuzun sorumluluğunda kalır.