Eğitim ve tatbikat katılımı, imza föyü dolaştırmadan

Hastanelerde ve kurumlarda yangın, el hijyeni, iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri ile sivil savunma tatbikatları düzenli yapılır ve akreditasyon denetimlerinde kimin katıldığı sorulur. Katılım çoğu zaman dolaştırılan imza föyüyle tutulur: imzalar okunmaz, föy kaybolur, sonradan doldurulabilir ve kaçıranları bulmak için listeyi personel listesiyle elle karşılaştırmak gerekir.

EnaFeedback eğitim modülü, kurumda zaten bulunan lokasyon noktalarını kullanır. Personel kendi telefonuyla etkinlik yerini okutur, kayıt anında sunucuya yazılır. Kayıt penceresi dışında, etkinliğin yeri dışında veya hedef kitle dışından yapılan katılım kabul edilmez; her kayıtta kaynak, yer ve konum doğrulaması saklanır.

Bir etkinlik başlık, renk, eğitmen veya düzenleyici, açıklama, gün, başlangıç ve bitiş saati (aynı gün, en az 15 dakika), kayıt penceresi (varsayılan olarak başlangıçtan 30 dakika önce açılır, bitişte kapanır) ve bir veya birden çok yerle tanımlanır. Hedef kitle tüm etkin personel veya seçilen personel gruplarıdır; zorunlu işareti ve kontenjan isteğe bağlıdır. Etkinlik başına doğrulanmış okutma ve taze oturum şartı konabilir.

Etkinlik taslak olarak kaydedilir ve yayınlanınca personele görünür; isterseniz yayınlarken hedef kitleye duyuru gider. Yayındaki etkinlik bitmeden iptal edilebilir, yalnız taslaklar silinir. “Çoğalt” bir etkinliği bir hafta sonrasına taslak olarak kopyalar; tekrar eden eğitimleri hızlıca planlarsınız.

Kayıt penceresi açıkken etkinlik yerini okutan personel, personel panelinde veya mobil uygulamada her açık etkinlik için “Katıldım” düğmesini görür. Hedef kitle dışındaki kişi “Bu etkinliğe kayıt veremezsiniz” bilgisini görür; bu denemeler isim tutulmadan sayılır. Başlangıçtan belirli bir süre (varsayılan 10 dakika) sonra yapılan katılım geç olarak işaretlenir.

“Eğitimlerim” ekranı yaklaşan etkinlikleri, katıldıklarını ve kaçırılan zorunlu eğitimleri gösterir. Başlamadan önce (varsayılan 60 dakika) henüz kaydı olmayanlara hatırlatma, zorunlu bir etkinlik bitince kaçıranlara bilgi gider. İletiler personelin dilinde (Türkçe, İngilizce, Almanca, Arapça) mesaj merkezine düşer.

Kayıtlar ve analiz ekranı bir tarih aralığındaki etkinlikleri, katılım sayılarını, biten etkinliklerin ortalama katılım oranını ve zorunlu eğitim oranını gösterir. Etkinlik bazında hedef kitle, katılan, oran, katılmayan, geç gelen, ortanca varış, doğrulanmış okutma, elle eklenen, iptal edilen ve izinsiz deneme sayıları; 5 dakikalık varış dağılımı ve gruplara, yerlere göre katılım yer alır. Personel bazında her kişinin hedef kitlesinde olduğu, katıldığı ve kaçırdığı zorunlu eğitimler listelenir.

Oranlar, kayıt penceresi kapandığı anda hedef kitlede olan etkin personele göre hesaplanır; sonradan değişen grup üyelikleri geçmişi değiştirmez. Etkinlik başına Excel (özet, katılanlar, katılmayanlar, iptal edilenler) ve yazdırılabilir imza listesi alınır. Kayıt penceresi kapanınca isterseniz yöneticilere katılım özeti uyarısı gider.

Telefonu yanında olmayan bir katılımcıyı yönetici zorunlu bir notla elle ekler; hatalı bir kaydı gerekçesiyle iptal eder. İptal edilen kayıt silinmez, sayımlara girmez ve kim tarafından neden iptal edildiğiyle görünür kalır; ilgili personele bilgi gider. Biten etkinlik kesinleştirilir ve kayıtlar kilitlenir. Tüm bu işlemler denetim kaydına yazılır.

Yetkiler ayrıdır: kayıtlar ve analiz, kayıt yönetimi, eğitim ve etkinlik planlama ve modül yönetimi. Hazır “Eğitim sorumlusu” rolü ilk üçünü taşır; eğitim birimi veya kalite birimi modül ayarlarına erişmeden etkinlikleri yönetir.