Her lokasyona kendi dijital dilek ve şikâyet kutusu

Klasik dilek ve şikâyet kutusunda form doldurmak zahmetlidir, kutu haftada bir açılır ve yazılanların çoğu hangi koridorda, hangi tuvalette ya da hangi bekleme salonunda yaşandığını söylemez. Sorun çözüldüğünde ise şikâyeti yazan kişi bundan haberdar olmaz.

EnaFeedback bu döngüyü kısaltır. Geri bildirim, sorunun yaşandığı noktada ve o anda alınır; lokasyon bilgisi kendiliğinden kayda geçer. Kayıt anında yönetim paneline düşer, talep olarak işlenir ve ziyaretçi talebin durumunu kendi telefonundan izleyebilir.

Ziyaretçi QR posteri okuttuğunda, NFC etiketine dokunduğunda ya da canlı ekrandaki dinamik QR’ı okuttuğunda o lokasyona ait ziyaretçi ekranı açılır. Bu ekranda “Geribildirim gönderin” kutucuğunun yanında, açtığınız diğer modüller de yer alır: temizlik değerlendirmesi, anketler, içerik sayfaları ve talep takibi.

Formda ziyaretçi önce kategoriyi seçer: talep, öneri, şikâyet veya teşekkür. Ardından konu ve mesajını yazar; isterse en fazla 5 fotoğraf ekler. Video ekini yönetim panelinden açabilirsiniz. Gönderim varsayılan olarak anonimdir; ziyaretçi dilerse “İletişim bilgilerimi ekle” seçeneğiyle adını, telefonunu veya e-postasını bırakır.

Gönderimden sonra ekranda FB ile başlayan bir talep kodu görünür. Ziyaretçi bu kodla talep takibi sayfasında konuyu ve durumu (Yeni, İşlemde, Kapalı) görür. İletişim bilgisi bıraktıysa talep durumu değiştiğinde e-posta veya SMS ile bilgilendirilir.

Her geri bildirim, Geribildirimler ekranına lokasyon, kategori, öncelik, ekler ve varsa iletişim bilgileriyle birlikte düşer. Öncelik kategoriye göre otomatik atanır: şikâyet yüksek öncelikli, talep öncelikli, öneri ve teşekkür normal olarak gelir. Yetkili kullanıcılar önceliği sonradan değiştirebilir.

Her geri bildirim tam olarak bir talep (ticket) oluşturur. Talebi bir veya birden fazla çözüm ekibine yönlendirebilir, not ekleyebilir ve sonuçla birlikte kapatabilirsiniz. Telefonla veya yüz yüze gelen şikâyetleri “Manuel geribildirim” ekranından aynı akışa ekleyebilirsiniz; böylece tüm kanallar tek listede toplanır.

Yapay zekâ duygu analizi varsayılan olarak açıktır ve mesajın tonunu işaretler. Yorum çevirisi açıldığında, Almanca veya Arapça yazılmış bir geri bildirimi panelde kendi dilinizde okuyabilirsiniz. Böylece olumsuz tondaki mesajları uzun bir listede daha hızlı fark eder, ekibinizin önceliklerini buna göre belirlersiniz.

Ad, telefon ve e-posta alanlarının her birini ayrı ayrı açıp kapatabilir, zorunlu hâle getirebilirsiniz. Varsayılan ziyaretçi formunda ad ve telefon açık, e-posta kapalıdır ve hiçbir alan zorunlu değildir. Bir alanı zorunlu yaparsanız anonim gönderim kapanır; bu tercih tamamen sizindir.

Kişisel veri toplarken göstermek istediğiniz aydınlatma ve onay metnini kendiniz yazarsınız; onay kutusu yalnızca metin girildiğinde ve en az bir iletişim alanı açıkken görünür. Gönderim sonrasında gösterilecek teşekkür içeriğini kategori bazında “Daima”, “Koşullu” veya “Asla” olarak ayarlayabilirsiniz. Koşullu seçenek, mesajın tonuna bakarak karar verir.

Modül, lokasyon bazında kapatılabilir. Örneğin teknik odalarda yalnızca personel modüllerini açık bırakıp geri bildirim formunu gizleyebilirsiniz. Hijyen değerlendirmesi, anketler ve sayfalar da aynı şekilde lokasyon bazında kapatılabilir; her QR noktası yalnızca o alanda anlamlı olan seçenekleri gösterir.

Açık bir form, gereksiz veya tekrarlı kayıtlarla doldurulabilir. EnaFeedback bunu birkaç katmanda engeller: aynı lokasyondan aynı mesaj 15 dakika içinde ikinci kez gönderilemez, gönderimler dakikada 5 ile sınırlanır ve botları yakalamak için gizli bir alan kullanılır.

Yüklenen dosyalar, beyan edilen türle içerik baytları karşılaştırılarak kontrol edilir. Fotoğraflar sunucuda yeniden kodlanıp küçültülür, videolar standart bir biçime dönüştürülür. Hiçbir gönderime bağlanmayan dosyalar 24 saat içinde otomatik silinir. Fotoğraf ve video eklerini kurumunuzun ihtiyacına göre ayrı ayrı açıp kapatabilirsiniz; video eki varsayılan olarak kapalıdır.

Geribildirim analizi ekranı kategori, lokasyon ve zaman bazında dağılımı gösterir. Süreç analizi, taleplerin ilk okunma ve kapanma sürelerini ortalama ve medyan olarak, okunmamış taleplerin yaş dağılımını ve kategoriden kapanış sonucuna akışı ortaya koyar. Listeler ve raporlar Excel’e, tek bir talep PDF’e aktarılır.

Uyarı kurallarıyla, örneğin her yeni şikâyette veya ekli her gönderimde ilgili kişilere e-posta, SMS ya da uygulama içi bildirim gönderebilirsiniz. Temizlik değerlendirmesinden gelen düşük puanlı bir kayıt da tek tıkla geri bildirim olarak aktarılıp aynı talep akışına girer.