Hastanede destek ve temizlik personeli için dijital giriş-çıkış ve puantaj

Hastanede destek ve temizlik personelinin giriş-çıkış kayıtlarından güvenilir bir aylık puantaj çıkarmak için üç şeyin birlikte çalışması gerekir: açık kalan oturumlar için personele zamanında hatırlatma, uzun süre kapanmayan oturumların makul bir sınırda otomatik kapanması ve yöneticinin gerçek çıkış saatini notla ve iz kaydıyla düzeltebilmesi. Bunlardan biri eksik kaldığında ay sonunda ya şişmiş ya da eksik saatlerle karşılaşırsınız. Bu yazıda EnaFeedback'in giriş-çıkış ve puantaj özelliklerinin hastane koşullarında, özellikle nöbet ve gece vardiyalarında nasıl kullanıldığını anlatıyoruz.

Asıl sorun: unutulan çıkışBağlantıyı kopyala

Giriş yapmak kolaydır; personel vardiya başında lokasyondaki NFC etiketini ya da canlı ekran QR'ını okutur. Çıkış ise yorgunluk, acil bir iş ya da vardiya devri sırasında kolayca unutulur. Unutulan bir çıkış iki şekilde zarar verir:

• Oturum açık kalırsa süre saymaya devam eder ve puantajda gerçek dışı saatler oluşur.
• Oturum hiç kapanmazsa personel bir sonraki vardiyada giriş yapamaz; bir kişinin aynı anda yalnızca bir açık oturumu olabilir.

Personel çıkışı unuttuğunu fark ederse Çıkışı unuttum ile oturumu kendisi kapatabilir. Bu oturum "Unutuldu" olarak işaretlenir ve bir yönetici düzeltene kadar puantajda 0 saat sayılır. Ancak herkes bunu fark etmez; bu yüzden sistemin de devreye girmesi gerekir.

Nöbet gerçeği: 24 ve 36 saatlik oturumlarBağlantıyı kopyala

Hastanede "8 saat sonra kapat" gibi basit bir kural işe yaramaz, çünkü 24 ya da 36 saatlik nöbetler olağandır. EnaFeedback'te hatırlatma ve otomatik kapanış süreleri kuruma göre ayarlanır ve varsayılanlar bu durumu gözetir:

Sıralama zorunludur: ilk hatırlatma ikinciden, ikincisi otomatik kapanıştan önce olmalıdır. Varsayılanlarla 24 ya da 36 saatlik bir nöbet erken kapanmaz. Ayarlar, giriş/çıkış modülündeki Hatırlatma ve puantaj sekmesindedir ve değiştirmek için personel yönetimi yetkisi gerekir.

Hatırlatmalar personele nasıl ulaşır?Bağlantıyı kopyala

Her hatırlatma personele uygulama içinde ve tercih ettiği kanala göre e-posta ya da SMS ile gider. Mobil uygulamada Uyarılar ekranının en üstündeki Size özel grubunda görünür; web personel panelinde ise Çıkış yap ve Hâlâ içerideyim düğmeleri olan bir uyarı şeridi çıkar. Mobil uygulama şu anda iç testtedir ve çok yakında mağazalarda olacak.

Bilinmesi gereken birkaç ayrıntı:

• Anlık bildirimler (push) henüz etkin değildir; personele uygulama içinden ve e-posta/SMS ile ulaşılır.
• Giriş-çıkış SMS'leri kurumun saatine göre 22:00 ile 08:00 arasında gönderilmez. Uygulama içi bildirim ve e-posta bu saatlerde de gider.
• Hâlâ içerideyim o oturum için ikinci hatırlatmayı durdurur; otomatik kapatma süresini değiştirmez.
• Personele bildirim gönder ayarıyla personele giden mesajlar kapatılabilir.

Otomatik kapanış neden "şimdi" değil?Bağlantıyı kopyala

Otomatik kapanan bir oturumun bitiş saati, kapandığı an değil, giriş saati artı otomatik kapanış sınırıdır. Oturum Otomatik kapandı olarak işaretlenir ve yönetici düzeltene kadar puantajda 0 saat sayılır. Bu bilinçli bir tercihtir: sistem gerçek çıkış saatini bilmez, bu yüzden tahmini bir süreyi bordroya taşımaz. Personele oturumunun kapatıldığı bildirilir. Pasif ya da silinmiş personelin oturumları da otomatik kapanır, ancak onlara mesaj gönderilmez.

Yöneticiler için iki yeni uyarı kuralı vardır: Uzun süredir içeride (açık oturum ikinci hatırlatma saatini geçtiğinde; yalnızca ikinci hatırlatma açıksa) ve Otomatik kapatıldı. Mevcut Unutulan çıkış kuralı da otomatik kapanışta tetiklenir. Tüm kurallar gibi bunlar da varsayılan olarak kapalıdır; alıcılar personel yönetimi yetkisi olan kullanıcılardır.

Yönetici düzeltmesi: notla ve iz kaydıylaBağlantıyı kopyala

Hatırlatma ve otomatik kapanış oturumu kapatır, ama doğru saati ancak bir insan bilir. Personel yönetimi yetkisi olan bir yönetici iki işlem yapabilir:

• Çıkış yaptır: Açık bir oturumu şimdi kapatır.
• Çıkış saatini düzelt: Gerçek çıkış saatini girer.

Her iki işlemde de not zorunludur ve not iz kaydına (audit log) yazılır. Çıkış saati girişten sonra olmalı, gelecekte olmamalı ve girişten en fazla 72 saat sonra olmalıdır. Personelin kendisinin çıkış yaptığı bir oturum düzeltilemez; düzeltme açık, unutulmuş, otomatik kapanmış ya da daha önce yönetici tarafından kapatılmış veya düzeltilmiş oturumlarda yapılır.

Her oturumda nasıl kapandığı görünür: personel çıkış yaptı, personel unuttum dedi, sistem otomatik kapattı, yönetici kapattı ya da yönetici düzeltti. Kimin yaptığı, notu ve düzeltmeden önceki orijinal çıkış saati de saklanır. Oturumu düzeltilen personel uygulama içinde bilgilendirilir. Aynı işlemler mobil uygulamadaki Şu an içeride sayfasından da (Şimdi çıkış yaptır, Çıkış saatini gir) yapılabilir.

Şu an içeride: sorunu ay sonunu beklemeden görmekBağlantıyı kopyala

Giriş/çıkış kayıtlarındaki Şu an içeride sekmesi içerideki kişi sayısını, bugün giriş ve çıkış yapanları, 12 ve 24 saati geçenleri gösterir. Listede ad, rol, giriş saati, canlı içeride kalma süresi, giriş lokasyonu, doğrulama rozeti ve gönderilen hatırlatma rozeti yer alır; arama, rol ve süre filtreleri vardır. Web ekranı görünür olduğu sürece 30 saniyede bir yenilenir. Kenar çubuğundaki İçeride N rozeti, hatırlatma saatini geçen biri olduğunda bir nokta ile işaretlenir. Mobil yönetici ana sayfasında da giriş-çıkış kartları ve uzun açık oturumlar Dikkat gerektirenler listesinde görünür.

Puantaj: gece yarısı, çakışmalar, yuvarlama ve tatillerBağlantıyı kopyala

Puantaj sekmesi ayı kişi × gün tablosu olarak gösterir. Hastane için önemli kurallar:

• Gece vardiyaları yerel gece yarısında bölünür; 22:00–06:00 vardiyasının saatleri iki güne dağılır. Bu ayar kapatılırsa oturumun tamamı giriş gününe yazılır.
• Çakışan oturumlar aynı kişi için birleştirilir, saatler iki kez sayılmaz.
• Yuvarlama isteğe bağlıdır: kişinin günlük toplamı en yakın 15 ya da 30 dakikaya yuvarlanabilir.
• Tatiller: Türkiye resmî tatilleri hazır gelir (bayram tarihleri 2025–2030 için tanımlıdır; diğer yıllarda yalnızca sabit tarihler), yarım günler işaretlenir, kurum kendi günlerini ekleyebilir. Hafta sonları ve tatiller tabloda gölgelenir.
• Eksik çıkışlar düzeltilene kadar "Ç?" olarak gösterilir ve 0 sayılır; açık oturumlar "açık" olarak görünür.

Kişi başına toplam saat, ondalık saat, çalışılan gün, günlük ortalama ve unutulan, otomatik kapanan, düzeltilen oturum sayıları listelenir. Kişi bazında aylık görünümde ilk giriş, son çıkış, günlük oturumlar, lokasyonlar, notlar ve önceki ayla karşılaştırma yer alır. Puantajı görmek için giriş / çıkış kayıtları yetkisi, kilit ve tatil işlemleri için personel yönetimi yetkisi gerekir.

Ay kilidi ve bordroya Excel teslimiBağlantıyı kopyala

Düzeltmeler bittiğinde Ayı kesinleştir ile ay kilitlenir. Kilitli aydaki kayıtlar artık kapatılamaz ya da düzeltilemez ve Excel dosyasında "Kesinleşmiştir" ibaresi yer alır. Gerekirse personel yönetimi yetkisi olan bir kullanıcı kilidi kaldırabilir.

Excel kurumun tamamı ya da tek kişi için indirilebilir. Kurum dosyasında üç sayfa vardır: Puantaj (kişi × gün, süreler Excel saat biçiminde, hafta sonu ve tatil gölgeli), Özet (kişi başına toplamlar) ve Oturumlar (ham kayıtlar). Kişi dosyasında günlük satırlar ve toplam bulunur. Dosya içeriği Türkçedir ve her dışa aktarma iz kaydına yazılır.

Burada net olmak gerekir: EnaFeedback bir bordro sistemi değildir. Bordroya ya da insan kaynaklarına teslim edeceğiniz saat verisini üretir; ücret kuralları, fazla mesai ödemesi ve izinler EnaFeedback'in dışındadır.

Personel tarafı: Çalışma saatlerimBağlantıyı kopyala

Personel, mobil uygulamada Ayarlar → Hesap altındaki Çalışma saatlerim ekranında kendi aylık saatlerini görür. Yöneticiler için mobilde aylık Puantaj özeti (toplam çalışma, kişi, eksik, düzeltilen ve otomatik kapanan sayıları, web'e bağlantı) bulunur. Kayıtlarda biyometrik veri tutulmaz; ad, giriş-çıkış saatleri, lokasyonlar ve doğrulama bilgileri saklanır.

SonuçBağlantıyı kopyala

Hastanede güvenilir bir puantaj, unutulan çıkışı yok saymak yerine onu görünür kılmakla başlar: hatırlatma personeli uyarır, otomatik kapanış oturumu makul sınırda bitirir, yönetici düzeltmesi doğru saati notla kaydeder, ay kilidi de bordroya giden veriyi sabitler. Ayrıntılar için personel giriş-çıkış özellik sayfasına, giriş/çıkış ve puantaj yardım makalelerine ve hastaneler için çözüm sayfasına göz atabilir, kendi kurumunuzda denemek için demo talebi oluşturabilirsiniz.