Sağlık
Hastanede eğitim ve tatbikat katılım takibi: imza föyü yerine QR
Yangın, el hijyeni ve tatbikat eğitimlerinde kimin katıldığını, kimin kaçırdığını nasıl kanıtlarsınız? Kayıt penceresi, zorunlu eğitim, hatırlatma, analiz ve imza listesini anlatıyoruz.
Eğitim katılım takibi, personelin bir eğitime, tatbikata veya kurum etkinliğine katıldığının kaydıdır. Hastanelerde yangın güvenliği, el hijyeni, iş sağlığı ve güvenliği gibi hizmet içi eğitimler ile sivil savunma tatbikatları düzenli yapılır ve kalite denetimlerinde "bu eğitime kimler katıldı, kimler eksik?" diye sorulur. Cevap çoğu zaman salonda dolaştırılan imza föyündedir. EnaFeedback eğitim ve etkinlikler modülü, personelin etkinlik yerindeki QR kodu, canlı ekranı veya NFC etiketini okutup "Katıldım" demesiyle bu kaydı tutar; kaçıranları da kendiliğinden listeler. Bu yazıda bir etkinliğin nasıl planlandığını, personelin nasıl katılım bildirdiğini ve raporların neyi gösterdiğini anlatıyoruz.
İmza föyünün sorunları
İmza föyü basittir ama denetim günü sorun çıkarır:
- İmzalar okunmaz; kimin imzası olduğu sonradan anlaşılmaz.
- Föy kaybolur ya da eğitimden sonra doldurulur.
- Kaçıranları bulmak için föyü personel listesiyle elle karşılaştırmak gerekir.
- Kim geç geldi, kim eğitimin sonunda imzalayıp çıktı, bilinmez.
Etkinliği planlayın
Her etkinlik tek bir oturumdur; tekrar eden bir seri değildir. Bir etkinlik şunlarla tanımlanır:
- Başlık, renk, eğitmen veya düzenleyici ve açıklama.
- Gün, başlangıç ve bitiş saati: aynı gün içinde, en az 15 dakika.
- Kayıt penceresi: katılımın kabul edildiği aralık; varsayılan olarak başlangıçtan 30 dakika önce açılır ve bitişte kapanır.
- Yerler: bir veya birden çok lokasyon (en çok 20); aynı eğitim iki salonda yapılıyorsa ikisi de eklenir.
- Hedef kitle: tüm etkin personel veya seçilen personel grupları.
- Zorunlu işareti ve isteğe bağlı kontenjan.
- Etkinlik başına doğrulanmış okutma ve taze oturum şartı.
Etkinlik önce taslak olarak kaydedilir; yayınlanınca personele görünür ve isterseniz hedef kitleye duyuru gider. Yayındaki etkinlik bitmeden iptal edilebilir, yalnız taslaklar silinir. Çoğalt bir etkinliği bir hafta sonrasına taslak olarak kopyalar; aylık tekrar eden eğitimleri birkaç tıkla planlarsınız.
Personel nasıl katılım bildirir?
Kayıt penceresi açıkken personel etkinlik yerini okutur; web personel panelinde veya mobil uygulamada her açık etkinlik için Katıldım düğmesi görünür. Her kişi her etkinliğe bir kez kaydolur; aynı anda yapılan iki dokunuştan yalnızca biri sayılır. Kontenjan dolunca yeni katılım kabul edilmez.
Hedef kitle dışındaki biri "Bu etkinliğe kayıt veremezsiniz" bilgisini görür; bu denemeler isim tutulmadan sayılır. Başlangıçtan belirli bir süre sonra (varsayılan 10 dakika) yapılan katılım geç olarak işaretlenir. Her kayıtta kaynak (web, mobil, yönetici), yer ve konum doğrulaması saklanır.
Personel Eğitimlerim ekranında yaklaşan etkinlikleri, katıldıklarını ve son bir yıl içinde kaçırdığı zorunlu eğitimleri görür.
Hatırlatma ve kaçıranlara bilgi
Etkinlik başlamadan önce (varsayılan 60 dakika; kapatılabilir) hedef kitlede olup henüz kaydı olmayanlara hatırlatma gider. Zorunlu bir etkinlik bitince kaçıranlara bilgi verilir. Elle eklenen veya iptal edilen kayıtta da ilgili kişi bilgilendirilir. İletiler personelin dilinde (Türkçe, İngilizce, Almanca, Arapça) mesaj merkezine düşer. Kayıt penceresi kapanınca isterseniz yöneticilere Katılım özeti uyarısı gider.
Analiz: oran, geç kalanlar ve kaçıranlar
Kayıtlar ve analiz ekranında üç görünüm vardır:
| Görünüm | Ne gösterir? |
|---|---|
| Genel bakış | Tarih aralığındaki etkinlikler, zorunlu olanlar, katılım sayısı, biten etkinliklerin ortalama katılım oranı ve zorunlu eğitim oranı. |
| Personel | Her kişinin hedef kitlesinde olduğu, katıldığı ve kaçırdığı zorunlu etkinlikler. |
| Etkinlik | Hedef kitle, katılan, oran, katılmayan, geç gelen, ortanca varış, doğrulanmış okutma, elle eklenen, iptal edilen ve izinsiz deneme sayıları; 5 dakikalık varış dağılımı; gruplara ve yerlere göre katılım; katılmayanlar listesi. |
Oranlar, kayıt penceresi kapandığı anda hedef kitlede olan etkin personele göre hesaplanır ve bu liste saklanır. Bir kişi sonradan başka gruba geçse de geçmiş etkinliklerin oranı değişmez; denetimde gösterdiğiniz sayı bugün de aynıdır.
Excel ve imza listesi
Her etkinlik için Excel dosyası Özet, Katılanlar, Katılmayanlar ve (varsa) İptal edilenler sayfalarıyla indirilir. İmza listesi, katılanları ve katılmayanları ad sırasıyla, boş bir imza sütunuyla yazdırılabilir bir sayfada açar. Islak imza isteyen bir denetim için bu liste etkinlik sonunda imzalatılabilir; dijital kayıt ve kâğıt birbirini doğrular.
Elle kayıt, iptal ve kesinleştirme
Telefonu yanında olmayan bir katılımcıyı yönetici kayıt penceresi açıldıktan sonra zorunlu bir notla ekler (ör. "kâğıt imza listesinde var"); hedef kitle dışındaki biri eklenirse kayıt işaretlenir. Hatalı bir kayıt gerekçeyle iptal edilir, silinmez. Biten etkinlik kesinleştirilir ve kayıtları kilitlenir. Tüm işlemler denetim kaydına yazılır.
Kimler yönetir?
Dört yetki vardır: kayıtlar ve analiz, kayıt yönetimi, eğitim ve etkinlik planlama, modül yönetimi. Hazır Eğitim sorumlusu rolü ilk üçünü taşır; eğitim birimi veya kalite birimi, modül ayarlarına erişmeden etkinlikleri planlar, katılımı izler ve raporları alır.
Örnek: üç vardiyalı yangın tatbikatı
Kalite birimi yangın tatbikatını sabah, akşam ve gece vardiyaları için üç ayrı etkinlik olarak planlar; üçünü de zorunlu işaretler ve hedef kitleyi ilgili vardiya gruplarıyla sınırlar. Toplanma alanına bir canlı ekran konur, personel ekrandaki QR'ı okutup katılım bildirir. Tatbikat bitince kalite birimi etkinlik analizinden kaçıranları görür, bu kişiler için bir telafi eğitimi planlar ve üç etkinliğin Excel dosyalarını denetim klasörüne ekler.
Sık sorulan sorular
Online eğitimler için kullanılabilir mi? Modül, etkinlik yerindeki bir lokasyonun okutulmasına dayanır; katılım fiziksel varlığı kanıtlamak içindir. Uzaktan eğitimlerin tamamlanma takibi bu modülün kapsamı dışındadır.
Sertifika üretiyor mu? Hayır. Modül katılımı kaydeder ve raporlar; sertifika veya sınav sonucu üretmez.
Personelin uygulama indirmesi gerekir mi? Hayır. QR kod telefon kamerasıyla okutulup web personel panelinden katılım bildirilebilir. Mobil uygulama ana sayfada eğitim kutucuğu, NFC ile doğrulanmış okuma ve Eğitimlerim ekranı sunar.
Sonuç
Eğitim katılımını kanıtlamak, kimin katıldığını etkinlik anında, yerinde ve kişi bazında kaydetmekle başlar; kaçıranlar listesi ve imza listesi de bu kayıttan kendiliğinden çıkar. Ayrıntılar için eğitim ve etkinlik katılımı özellik sayfasına ve eğitim ve etkinlikler yardım makalesine bakabilir, demo talebi oluşturabilirsiniz.