Operasyon
Yemekhane takip sistemi: imza listesinden QR ile öğün kaydına
Yemekhanede kaç öğün verildiğini kâğıt liste ve kart okuyucu olmadan nasıl sayarsınız? Hizmet saatleri, günde bir kayıt kuralı, gruplara göre erişim ve aylık yemek puantajını anlatıyoruz.
Yemekhane takip sistemi, personelin hangi gün, hangi öğünü, hangi yemekhanede aldığını kaydeden sistemdir. Hastanelerde, kampüslerde ve kamu binalarında bu sayım çoğu zaman imza listesi, fiş veya kasadaki bir sayaçla yapılır; ay sonunda yemek firmasının faturasıyla karşılaştırmak için listeler elle toplanır. EnaFeedback yemekhane modülü bu işi kurumda zaten bulunan QR, canlı ekran ve NFC noktalarıyla yapar: personel yemekhaneyi okutur, servis açıkken "Yemeğimi aldım" der ve öğün sayılır. Bu yazıda modülün nasıl kurulduğunu, sayımın nasıl güvenilir tutulduğunu ve aylık puantajın nasıl çıkarıldığını anlatıyoruz.
İmza listesi ve sayaç neden yetmez?
İmza listesinde imzalar toplu atılabilir, aynı kişi iki kez yazılabilir, okunmayan isimler eşleşmez. Kasadaki sayaç kaç tabak çıktığını söyler ama kimin aldığını söylemez. Kartlı geçiş cihazı ise her yemekhane için kurulum ve bakım ister. Sonuç aynıdır: ay sonunda yemek firmasıyla mutabakat, kişi ve öğün bazında güvenilir bir sayı olmadan yapılır.
Nasıl çalışır?
Personel yemekhane lokasyonundaki QR posteri, canlı ekranı veya NFC etiketini kendi telefonuyla okutur. Web personel panelinde ya da mobil uygulamada yemekhane kartı açılır; servis açıksa Yemeğimi aldım düğmesi görünür. Dokununca öğün kaydedilir ve kart aldığı öğünü saatiyle gösterir. Servis dışındayken kart sıradaki öğünü ve saatini gösterir; servis başlayınca veya bitince kendiliğinden yenilenir.
Uygulama indirmek şart değildir; telefon kamerasıyla okutup tarayıcıdan kayıt yapılabilir. Mobil uygulama ana sayfada yemekhane kutucuğu, NFC ile doğrulanmış okuma ve aylık Yemek kayıtlarım ekranı ekler.
Hizmet saatleri ve gece öğünü
Yönetici kurumun öğün listesini (varsayılan olarak kahvaltı, öğle yemeği, akşam yemeği ve gece kahvaltısı) düzenler ve her yemekhane için hizmet saatlerini çizer:
- Rutin günler ve tatil günleri için ayrı saatler; tatiller kurumun çalışma takviminden ve resmî tatillerden gelir.
- Her öğün için bir pencere, en az 15 dakika; pencereler çakışamaz.
- Gün başlangıç saati (varsayılan 04:00): gece 02:00'de alınan gece kahvaltısı, vardiyanın başladığı güne sayılır.
Her yemekhanenin lokasyondan bağımsız kendi adı ve iç notu vardır. Bir lokasyonu yemekhane yapmak isteğe bağlıdır; kaldırılan yemekhanenin geçmiş kayıtları korunur.
Her öğün günde bir kez
Sayımın güvenilir olması için kural basittir: her personel her öğünü bir operasyonel günde bir kez kaydedebilir. İkinci kayıt başka bir yemekhanede veya başka bir cihazdan da olsa reddedilir. Kural veritabanında da korunduğu için aynı anda yapılan iki dokunuştan yalnızca biri sayılır.
Kurum isterse yalnızca doğrulanmış okutmayla (canlı ekrandaki dinamik QR veya mobil uygulamayla okunan NFC etiketi) kayıt kabul edilir; taze oturum kuralı, okutmadan sonraki 5 dakika içinde yapılan kayıtları kabul eder. Böylece fotoğrafı çekilen bir QR kodla masadan kayıt yapılamaz.
Gruplara göre erişim: taşeron ve vardiya
Yemekhaneyi tüm etkin personele açabilir ya da "Taşeron temizlik" veya "Gece vardiyası" gibi personel gruplarıyla sınırlayabilirsiniz. Erişimi olmayan biri yemekhaneyi okuttuğunda kart kayıt düğmesi olmadan açılır: "Burada öğün kaydı yapamazsınız" bilgisi, bugün başka yerde aldığı öğünler ve kullanabileceği yemekhaneler şu anki durumlarıyla listelenir. Yöneticime yaz hazır bir ileti açar. Bu denemeler kişi, yemekhane ve gün başına bir kez, isim tutulmadan raporda İzinsiz deneme olarak sayılır. Personel Yemekhanelerim ekranında erişebildiği yemekhaneleri ve hizmet saatlerini görür.
Elle kayıt ve iptal
Telefonu yanında olmayan bir personelin öğününü yönetici açıklama yazarak elle ekler; hatalı bir kaydı gerekçesiyle iptal eder. İptal edilen kayıt silinmez, sayımlara girmez ve kim tarafından neden iptal edildiğiyle görünür kalır. İlgili personele kendi dilinde bilgi gider; mobil Yemek kayıtlarım ekranında iptal edilen öğün üstü çizili, yöneticinin eklediği öğün işaretli görünür. Tüm işlemler denetim kaydına yazılır.
Raporlar ve aylık yemek puantajı
Kayıtlar ve raporlar ekranı toplam öğün, personel sayısı, günlük ortalama, gün ve öğüne göre dağılım, yemekhanelere göre sayılar ve haftanın günü × saat yoğunluk haritasını gösterir. Kişi bazında kayıtlar ve istatistikler de buradadır.
Puantaj sekmesinde her kişinin her gün aldığı öğünler, öğün renginde baş harfleriyle görünür; satır sonunda öğün başına aylık sayılar yer alır. Yemekhane, grup ve isimle süzülür. Ay kesinleştirildiğinde kayıt eklenemez veya iptal edilemez; Excel dosyası Puantaj, Özet ve Kayıtlar sayfalarıyla "Kesinleşmiştir" ibaresiyle çıkar. Yemek puantajı, mesai puantajından bağımsızdır.
İsterseniz Öğün özeti uyarısı her öğün sonunda veya günde bir kez yemekhane ve öğün başına sayıları yöneticilere iletir. Yönetim anasayfasındaki Bugün alınan öğün kartı günün sayısını gösterir.
Ne yapmaz?
Yemekhane modülü yalnızca sayar. Yemek bedeli, fiyat veya bordro kesintisi hesaplamaz; ödeme almaz. Aylık puantajı Excel olarak yemek firmasıyla mutabakat veya bordro birimi için kullanırsınız.
Kimler yönetir?
Hazır Yemekhane yöneticisi rolü kayıtları ve raporları görür, elle kayıt ve iptal yapar, yemekhaneleri ve hizmet saatlerini düzenler; modül ayarlarına (personel kartı metni, konum doğrulama, uyarılar) erişmez. Böylece idari ve mali işler birimi, sistemin geri kalanına dokunmadan yemekhaneyi yönetir.
Sık sorulan sorular
Aynı kişi iki farklı yemekhanede öğle yemeği kaydedebilir mi? Hayır. Öğün başına günde bir kayıt kuralı tüm yemekhaneler için geçerlidir; ikinci kayıt reddedilir.
Misafir veya stajyer yemekleri sayılır mı? Modül, personel kaydı olan kişileri sayar. Personel kaydı olmayan misafirlerin öğünleri bu modülün dışındadır.
Yemek kalitesini de ölçebilir miyim? Evet, ayrı bir araçla: yemekhaneye bir personel anketi veya geri bildirim QR'ı koyarak lezzet, porsiyon ve hijyen hakkında görüş toplayabilirsiniz. Öğün kaydı "kaç kişi yedi", anket "nasıldı" sorusunu yanıtlar.
Sonuç
Yemekhane takibinde güvenilir sayı, her öğünün kim tarafından, nerede ve ne zaman alındığını tek seferde kaydetmekle başlar. Ayrıntılar için yemekhane geçiş kaydı özellik sayfasına ve yemekhane yardım makalesine bakabilir, kendi kurumunuzda denemek için demo talebi oluşturabilirsiniz.